▲疫情後開會時間爆增250%，企業正以AI重構工作節奏。（圖／取自免費圖庫Pixabay）
記者吳立言／綜合報導
在遠距與混合辦公日益普及的今天，會議成為企業日常運作的重要環節。然而，會議過多或重複性過高，反而可能成為企業效率的絆腳石。近期多項研究指出，過量會議正在侵蝕員工的工作時間與專注力。所幸，AI技術的進展，正為企業提供具體且高效的解方。
根據《Harvard Business Review》報導，員工平均每週花費近23小時 參與會議，較20年前增加超過三倍。其中，超過七成高階主管認為目前的會議安排「效率不彰」。此外，微軟針對全球數十萬名員工的數據也發現，自2020年疫情以來，員工每週用於會議的時間成長逾250%，且重疊與無效的會議比例居高不下。Gartner的研究更指出，47%的員工表示過度會議影響了他們完成深度工作的能力，進而拖延專案進度，增加心理壓力與職業倦怠風險。
為了解決這類效率瓶頸，越來越多企業轉向AI工具，希望簡化會議流程、提高資訊留存率，甚至完全取代部分例行性討論。以下是幾款實際應用於企業會議場景的AI工具：
※Otter.ai
功能：即時轉錄會議內容、摘要生成、標記任務。
優勢：支援Zoom、Google Meet等主流平台，可自動記錄並分類重點，讓缺席者快速掌握關鍵資訊。
※Fellow
功能：協助建立議程、會中紀錄與任務追蹤。
優勢：透過AI建議會議結構，避免無計劃的漫談，特別適合定期檢討或1-on-1會議。
※NotebookLM
功能：AI驅動的筆記與知識管理工具，可匯入會議記錄、簡報與文件，並自動生成摘要與問答式互動內容。
優勢：適合整理大型會議資料與跨部門知識，支援問答搜尋與內容重組，協助會後快速掌握重點、追蹤決策脈絡。
※meetXcc（中文化佳）
功能：Google Meet 專用會議助手，具備語音轉文字、摘要與架構分析。
優勢：支援多國語言，能自動匯出 Markdown 格式筆記，便於追蹤與保存。
企業導入AI會議工具後，常見成效顯著。例如，單場會議平均可縮短超過20%的時間，整體溝通效率提升；任務追蹤與回覆率提升逾30%，落實會後執行更具成效。此外，員工對會議內容的「理解度」自評也提升近 兩倍，顯示資訊傳遞更清晰明確。
值得注意的是，部分新創公司更進一步推行「週三無會議日（No Meeting Wednesday）」，並結合AI工具進行會議共識紀錄與任務追蹤，整體專案推進速度提升達15%以上，展現出AI在協作流程中的實質助益。
過多無效會議，對企業而言不僅是時間浪費，更可能削弱決策效率與員工士氣。透過引入具備摘要、紀錄與任務追蹤能力的AI工具，企業不僅能減少會議數量，更能確保每一場會議「開得有價值」。未來，AI不只將取代部分行政流程，更可能重塑我們對「開會」的定義。
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